Uma das ferramentas mais utilizadas para fazer o controle das finanças de uma empresa, a planilha de pagamentos pode não ser a solução mais assertiva para cuidar do seu negócio.
Isso porque, esse método pode tomar muito tempo e até mesmo atrapalhar mais do que ajudar na hora de manter organizados os recebimentos da sua empresa, principalmente quando suas vendas começam a ter um fluxo maior.
Para controlar suas contas e evitar que você perca o controle é importante pensar em uma forma eficiente para fazer a organização de pagamentos com uma planilha de contas a receber e com o controle de parcelas e inadimplência, para que sua equipe possa direcionar os esforços na cobrança daqueles que estão em débito.
Para entender um pouco melhor sobre realizar essa tarefa, preparamos um texto que poderá te ajudar, acompanhe!
Por que devo realizar o controle de pagamentos dos clientes e por que uma planilha de pagamentos não é a melhor solução?
Quando se trabalha com clientes, é de extrema importância manter organizados aqueles que estão realizando os pagamentos em dia e quem está em atraso, para que possa ser feita a cobrança de forma correta apenas para os inadimplentes.
Isso porque, o planejamento financeiro do seu negócio se baseia no recebimento desses valores. Quando o pagamento não ocorre o funcionamento da sua empresa pode ser prejudicado já que, é com esses pagamentos que você planeja quitar fornecedores, manter o operacional em funcionamento e ainda garantir o abastecimento do seu estoque.
Dessa forma, é necessário manter um controle do débito dos clientes e gerenciar o fluxo do seu caixa de forma que as entradas e saídas aconteçam conforme o programado, o que ajudará a manter a saúde do seu negócio.
Um dos métodos mais comuns utilizados para fazer esse controle é a planilha de pagamentos, porém ela não é um dos melhores métodos para fazer o controle de pagamentos com planilha de contas a receber com controle de parcelas e inadimplência.
Esse tipo de planilha costuma ser difícil de controlar devido a necessidade de estar sempre fazendo atualizações manuais para dar baixa em pagamentos, alterar dados e repetir informações de parcelas mês a mês. Todo esse processo acaba não sendo prático e, em alguns casos, você pode até mesmo se esquecer de atualizar a planilha, o que irá prejudicar todo o seu controle financeiro.
Outro fator que inviabiliza o uso desse tipo de controle é a suscetibilidade de erros na digitação dos dados, o que irá atrapalhar ainda mais a realização de cobranças e pode até mesmo acarretar em prejuízo para a sua empresa.
Saiba como fazer o controle correto dos recebimentos da sua empresa em 5 passos
Apesar de as planilhas não serem eficientes no controle do recebimento dos valores devidos a sua empresa, ainda é necessário manter o controle desses dados. Confira as dicas que preparamos e que poderão te ajudar:
1. Controle as formas de recebimento
Manter um controle em relação aos métodos de pagamento aceitos no seu negócio é necessário para poder se programar para os recebimentos, isso porque, cada meio de pagamento têm diferentes prazos e condições.
Quanto mais métodos de pagamento forem aceitos, mais cuidadoso tem que ser o controle da gestão de recebimentos.
2. Faça um controle das contas a receber
Faça um acompanhamento dos pagamentos que devem ser realizados, aqueles que estão pendentes e organize também os juros e quais dívidas irão ser negociadas.
Para fazer essa organização será necessário saber quais são as datas de pagamento de cada cliente, quais são os valores devidos, quais clientes realizaram o pagamento e programar as ações de cobrança, como mensagens, para aqueles consumidores em atraso.
3. Realize a gestão das suas cobranças e integre seu setor financeiro
Ao fazer o controle dos recebimentos também é necessário estar atento às cobranças pois, essa será a forma que você irá utilizar para recuperar os valores de clientes em dívida.
Graças a essa gestão, quando for identificado um débito em aberto será possível entrar em contato com o consumidor em questão para realizar a cobrança e, em alguns casos, até mesmo a negociação.
Ter o seu setor financeiro integrado a esse processo é essencial para que possam ser feitas as alterações necessárias nas tabelas de controle quando for identificado pagamentos e inadimplências.
4. Acompanhe seu fluxo de caixa
O fluxo de caixa do seu negócio é essencial para a saúde financeira da sua empresa. É dessa forma que você poderá controlar as entradas e saídas que ocorrem, organizar pagamentos de contas e fornecedores e investir em melhorias.
Quanto mais organizado for seu controle, melhor você poderá gerenciar seu empreendimento sem precisar se preocupar com possíveis prejuízos.
5. Tenha um sistema automatizado para cuidar desse controle
Como falamos acima, as planilhas manuais podem gerar muito trabalho e até render confusões quando ocorre má administração desse recurso. É por isso que, um sistema automatizado irá te ajudar a controlar as finanças do seu negócio sem que seja necessário se preocupar com edições e possíveis erros.
Para essa tarefa você pode contar com o Tiva, o aplicativo de gestão financeira desenvolvido para ajudar empreendedores, autônomos e MEIs à cuidarem das finanças de seus negócios sem precisar se preocupar. Com essa ferramenta é possível organizar pagamentos, cuidar do fluxo de caixa e ainda enviar lembretes de cobrança para seus clientes.
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