Mandar mensagens de cobrança pode não ser uma tarefa simples, ainda mais quando elas precisam ser encaminhadas a diversos clientes que estão em débito.
No e-mail é necessário informar que o pagamento se encontra em aberto e avisar sobre o atraso no recebimento e, para garantir o resultado é necessário que todo o processo seja muito bem organizado.
Dessa forma, poderá ser possível não apenas receber os valores, mas também evitar a tomada de outras medidas, como a necessidade de protestar a dívida.
Se você pensa em inserir esse modelo de cobrança no seu negócio, mas não sabe por onde começar basta acompanhar as dicas que preparamos no texto de hoje:
Mensagem de cobrança: como criar o e-mail ideal
Fazer o envio de notificações de cobrança para o seu cliente não é uma tarefa simples, porém, quando se lida com o público isto acaba se tornando inevitável.
Isso porque, o e-mail de cobrança é uma das formas mais eficazes de entrar em contato com o inadimplente e garantir o recebimento dos valores em aberto.
Uma pesquisa do Serasa Experian informou que, apenas no ano de 2021, cerca de 1.6 milhão de brasileiros estavam inadimplentes, e nesse cenário é necessário que as empresas possuam um bom modelo para manter o contato com o cliente e negociar o pagamento da dívida.
Após enviar os lembretes de cobrança e pelo menos uma mensagem para informar sobre o vencimento do débito, o próximo passo a ser seguido é realizar o envio de um e-mail.
A mensagem enviada ao consumidor deve ser clara e gentil, informar os dados do cliente da dívida, avisar sobre um prazo para o pagamento da dívida e também deixar claro que, nos casos em que já houve a quitação do valor basta desconsiderar o contato.
No momento de fazer o envio do texto é necessário que o assunto exprima de forma clara e simples do que se trata essa tentativa de contato. Você pode informar de maneira mais informal que a mensagem se trata de um “aviso de vencimento”, também pode informar que é “aviso de pagamento de pagamento em atraso”.
A mensagem não precisa ser engessada e muito menos agressiva, é necessário ser gentil e se atentar às regras do Código de Defesa do Consumidor quanto a maneira como deve ser realizado o contato de cobrança.
Conheça os diferentes tipos de e-mails de cobrança
Se você pretende aderir a esse modelo de contato no seu negócio, mas não sabe qual estilo de e-mail se encaixa melhor ao estilo de contato que deseja realizar, basta acompanhar a lista que preparamos com os diferentes de tipos de mensagem de cobrança utilizadas pelas empresas:
Um aviso sobre o vencimento do pagamento
Esse tipo de mensagem na verdade funciona como cobrança preventiva e serve como lembrete ao cliente de que ele possui um débito próximo a data de vencimento.
Você pode fazer o envio deste tipo de mensagem alguns dias antes ou na própria data de expiração, para que o consumidor não se esqueça de realizar a quitação.
Aviso sobre faturas em aberto
Esse tipo de contato deve ser enviado logo após o vencimento da cobrança e serve para avisar ao cliente que não houve a identificação do pagamento dele.
Com essa mensagem é possível verificar se realmente o débito não ocorreu ou se houve algum erro na identificação do pagamento. Também é possível informar ao cliente sobre a possibilidade da emissão de uma 2ª via do seu boleto caso seja necessário.
Lembrete de pagamento em atraso
O contato de pagamento em atraso pode ser realizado alguns dias após o vencimento da fatura e precisa ser um pouco mais direto com o cliente. Assim será possível informar a ele sobre a existência de uma conta em aberto e que poderá haver consequências caso não ocorra a quitação.
É comum que esse contato já venha com uma nova via do boleto de cobrança, acrescido do valor dos juros e das multas. Além disso, deve-se manter aberto um contato para o cliente caso ele deseje negociar a dívida.
Proposta de negociação de dívida
Após um tempo maior de atraso é possível realizar um contato de negociação com o cliente, de forma que ambas as partes possam entrar em um acordo em relação ao pagamento.
É possível oferecer um parcelamento dos valores e até mesmo reduzir juros para garantir o recebimento dos valores de forma que não venha prejudicar o fluxo de caixa do seu negócio.
Nesse contato também é preciso informar que é a última chance de contato que o cliente possui para chegar a um acordo.
Mensagem de protesto ou negativação
Se todas as tentativas de contato falharem é hora de ir para a última fase do contato: o aviso de negativação ou de protesto de dívida em cartório.
Dessa forma, o cliente deve receber uma notificação oficial com o aviso de que ocorrerá a negativação. Esse tipo de contato pode ser feito, pelo menos, 30 dias após o vencimento da dívida.
Mas fique atento, essa mensagem de cobrança deve ser a última a ser enviada quando todas as demais alternativas falharem.
Se você deseja começar a enviar e-mails de cobrança para alertar seus clientes sobre os vencimentos, mas não sabe por onde começar saiba que é possível contar com o Tiva para essa tarefa.
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